Cómo eludir a los guardianes mediante las funciones del sistema de correo de voz

Los guardianes son el Cerberus de la industria de la contratación. Su trabajo es permitir el paso de las almas debidamente asociadas, mientras que al resto de nosotros nos hace retroceder ante las puertas.

Se han escrito muchos artículos sobre cómo acercarse a ellos, qué decirles e incluso sobre cómo formar relaciones a largo plazo con ellos.

Si bien los asistentes administrativos suelen ser los guardianes más difíciles, los recepcionistas también pueden ser protectores y preguntar a su empresa y el motivo de su llamada. Incluso cuando los recepcionistas son serviciales, después de hablar con ellos 20 o 30 veces al día, comenzarán a reconocer su voz. Llamar tarde para comunicarse con una función de “asistente automático” fuera de horario que hace clic después de las 5:00 p. m. Algunos lo utilizan como alternativa. El problema con esto es que es posible que la persona con la que intentas contactar se haya ido a casa, lo que te obliga a dejar un mensaje.

Por lo general, la solución ha sido encontrar una extensión para alguien de la empresa deseada y luego marcar secuencialmente otras extensiones hasta encontrar la persona o el grupo que está buscando. Si bien esta técnica puede funcionar, requiere mucho tiempo y es extremadamente poco práctica en empresas más grandes. Además, muchas empresas son conscientes de esta táctica y asignarán extensiones de forma más arbitraria.

Afortunadamente, existe una manera de contactar directamente con casi cualquier persona en cualquier empresa, utilizando funciones poco conocidas pero muy útiles integradas en los sistemas de correo de voz. A continuación se muestra un breve resumen de mis hallazgos.

Todos los sistemas de correo de voz tienen la capacidad de transferir de persona a persona y acceder a directorios telefónicos automáticos. Muchos de ellos también proporcionarán números de extensión que se pueden convertir fácilmente en números de marcación directa.

Lo primero que debe hacer es obtener un número de marcación directa. Casi cualquiera servirá. Esto se puede hacer de diferentes maneras. La forma más sencilla es comparar los números de teléfono y fax de una oficina. Si comparten el mismo sufijo (es decir, 415-989-3800 y 415-989-3801), intente marcar algo parecido a ese número, como 415-989-3822. Si recibe un mensaje de error, no se preocupe; Abordaré la cuestión de encontrar un número de marcación directa hacia el final de este artículo.

Una vez que obtenga una extensión válida (la clave es que nadie responda, debe recibir un mensaje), tendrá todo lo que necesita para comenzar.

Cada sistema de correo de voz es diferente, pero ciertas teclas de su teléfono mostrarán diferentes opciones en diferentes sistemas de correo de voz. Sin embargo, las primeras teclas que debes probar son la tecla “*” y la “#”. Intente presionarlos mientras escucha el mensaje de saludo de la persona (¡siempre antes del pitido!). Sus resultados serán diferentes, dependiendo del sistema de correo de voz. Para fines de instrucción, supongamos que tienen un sistema AudixTM.

Se puede reconocer un sistema AudixTM cuando escucha el mensaje "Audix está respondiendo su llamada". Hay excepciones a esta regla, pero es fácil confirmar este sistema en particular. Antes del pitido, presione rápidamente * y luego 8 en su teléfono. Si escucha el mensaje "Ingrese la extensión de cuatro dígitos y el signo de almohadilla", se encuentra en un sistema AudixTM.

Ahora comienza la diversión. Con las teclas que acaba de presionar, ahora puede ingresar una extensión y ser transferido al escritorio de la persona con la que desea hablar. Después de presionar *8, tiene la opción de presionar * y luego 2 en su teléfono y escuchará "Ingrese el apellido y el signo de almohadilla". Esto le permitirá realizar la transferencia deletreando su apellido.

El verdadero oro detrás de un sistema AudixTM es su directorio. Después de presionar *8 o *2, intente presionar **6 (dos asteriscos y un seis) y nuevamente escuchará "Ingrese el apellido y el signo de almohadilla". La diferencia esta vez es que en lugar de transferirlo, el sistema confirmará el nombre de la persona y te dará su extensión. Después de esto esperará pacientemente a que ingreses otro nombre. Con esto, uno podría literalmente recopilar extensiones para todos en su sistema de correo de voz.

Proporcionaré un enlace al final de este artículo para una tarjeta de referencia con instrucciones para otros sistemas de correo de voz, pero normalmente es cuestión de presionar * o # durante el saludo inicial del correo de voz y escuchar las opciones que le ofrece.

Ahora que tienes una extensión, déjame mostrarte cómo marcarla directamente.

A menudo se trata de una simple cuestión de sustitución. Por ejemplo, si el número principal de una empresa es 650-327-8000 y la extensión que tienes es 78239, entonces marca 650-327-8239. Otras veces puede tener un prefijo diferente. Eche un vistazo al número de fax de la empresa para ver si se "conectará" allí.

Intente ver si tiene un contacto en su sitio web para relaciones con inversores. Lo más probable es que este número de teléfono se ajuste a las otras extensiones.

Si todo lo demás falla, Google frecuentemente puede darle la respuesta que necesita. Intente buscar utilizando el nombre de la empresa y el código de área, utilizando el operador “-” de Google para excluir los últimos cuatro números del número de teléfono. Usando el ejemplo anterior, buscaría: “Compañía XYZ” +650 -8000. Por lo general, esto generará llamadas directas para otras personas de la empresa que deben ajustarse a la extensión que usted tiene.

La información proporcionada en este artículo debería darle una idea del poder de navegar por el correo de voz para evitar los guardianes. Dicho esto, existen muchas, muchas más técnicas y consejos para navegar por el correo de voz de los que tenemos espacio aquí en este artículo.

He puesto a disposición un PDF en nuestro sitio web que le brindará comandos de directorio para otros sistemas de correo de voz, así como más trucos y sugerencias, e instrucciones más completas sobre cómo navegar por el correo de voz.

Tenga en cuenta que las empresas pueden modificar las instrucciones de su correo de voz y que también aparecen nuevas versiones de los sistemas de correo de voz, por lo que es posible que deba modificar ligeramente sus técnicas en diferentes empresas o a medida que se actualicen los sistemas.

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